おじさんです。
今回は「Gmailに来たメールの自動振り分けをする方法」についてご紹介します。
これ、めちゃくちゃ便利と言うか、これがないとGmailが成立しないくらいに思ってる機能なので、是非使う様にしてみて下さい。
以下で説明します。
Gmailのメールは基本的に「受信ボックス」に来る
Gmailのメールは、基本的に「受信トレイ」に入ります。
未読のメールがある場合には「受信トレイ」の横に未読の数が表示されます。
上の画像では未読数がゼロなので、数字が表示されていません。
Gmailではこの未読数がゼロの状態を保てる様に、毎日受信トレイの整理をするのがオススメです。それをやらないと、逆に面倒なことになったりします。
Gmailのメールはフォルダ（ラベル）に入れて整理する
全てのメールを受信トレイに入れたままでもGmailは使えますが、ある程度フォルダ分けをした方が使いやすくなります。
Gmailでは、メールを分別するフォルダの事を「ラベル」と言います。
ラベル数の制限は特にない様です。僕の場合、ラベルは100以上？ある様な気がしますが、まだまだ作れそうな感じです。
ラベルの作成、管理はパソコンのGmailでのみ行えます。現在のところ、スマホからラベルの設定をする事は出来ない様です。
ラベルの作成は、以下の手順で行います。
- PC版のGmailを開く
- サイドバーの一番下にある「開く」をクリックする
- 「新しいラベルを作成する」をクリックする
- ラベルの名前を入力し、作成する
以上の手順でラベルの作成が完了します。
上の④の手順で「次のラベルの下位にネスト」をクリックすれば、ラベルの中に更にラベルを入れる事が出来ます。つまりラベルを階層化する事が可能です。
ラベルに移動するには、メールをドラッグ＆ドロップでサイドバーのラベルに直接放り込むか、
メールを選択した状態で、上のフォルダボタンからラベルに振り分けする事が出来ます。
Gmailのメールをフォルダ（ラベル）に自動振り分けする方法
Gmailに届いたメールを自動でフォルダ分けする事も可能です。
すぐに気付く必要がある重要なメールは、自動でフォルダ分けするよりも、一旦受信ボックスを経由する様にした方がいいですが、「あまり見る必要はないが受信解除するほどでもないメール」に関しては自動振り分けした方がいいです。
以下が自動でフォルダ分けする設定方法となります。
まず、自動でフォルダ分けしたいメールにチェックを入れます（①）。
次に、「その他」をクリックします（②）。
「その他」から展開された項目の「メールの自動振り分け設定」をクリックします。
フォルダの自動振り分けをする為の「フィルタ」の設定画面になります。
通常であれば、（この手順の場合）最初から入力されている「From」の設定だけでもOKです。この設定は「このメールアドレスから来るメール全て」を対象にしています。
ですがもし同じメールアドレスから送られるメールの中で振り分けの条件を変えたい場合には、Fromの部分を消して、「件名」にメールのタイトルなどを入れるといいと思います。
例えば、同じメールアドレスの中で「購入確認メールは受け取りたいけど広告メールは自動振り分けしたい」という場合には、「件名」にその広告メールを判別できる文言を入れたりします（「〇〇からの新着商品お知らせ」など）。
フィルタの条件を入れたら、右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
フィルタ作成のオプション設定をします。
色々と項目があるので好きに設定すればOKですが、僕は以下の設定をしています。
- 受信トレイをスキップする
- ラベルを付ける（①と合わせる事で自動でフォルダ分けされる）
- 一致するスレッドにもフィルタを適用する（今までに来たメールもフォルダ分け出来る）
この自動振り分けの設定をしていると、Gmailが格段に使いやすくなると思います。是非試してみて下さい。